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Système de caisse pour les CHR : quels critères pour bien choisir ?

Il est bien loin le temps de la vieille caisse enregistreuse et des livres de comptabilité tenus à la main.

Une première étape avait été franchie avec des systèmes électroniques permettant d’imprimer des tickets, lire des cartes de paiement, gérer les stocks et rendre la monnaie. Mais désormais, des solutions informatisées existent et vous proposent des systèmes de caisse performants et pratiques.

Ils permettent notamment de faciliter la gestion de la comptabilité, prendre les commandes, suivre et analyser les ventes, mieux connaître vos clients, intégrer des programmes de fidélité et bien d’autres fonctionnalités centralisées qui vont considérablement faciliter la gestion de votre CHR et augmenter ses performances.

En plus de vous faire gagner du temps, ces logiciels de caisse, également appelés TPV (terminaux de point de vente), vont aussi limiter le risque d’erreurs et vous permettre de suivre, en détails l’activité de votre établissement. Plus de 250 logiciels de caisse différents sont recensés en France.

Mais comment s’y retrouver parmi toutes ces offres ? De quoi faut-il tenir compte pour choisir son système de caisse ?

Choisir un logiciel basique avec peu de fonctionnalités pourra être votre première piste de réflexion. Pourtant, une analyse détaillée de vos besoins et de votre activité est essentielle. Travaillez-vous dans la restauration ou l’hôtellerie ? Devez-vous prendre des commandes à distance ? De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? Que vous soyez un food truck, un établissement de restauration rapide ou un restaurant gastronomique, le choix de votre logiciel de caisse se fera selon :

  • Le type d’activité,
  • La taille,
  • Le nombre de restaurants,
  • Le nombre de couverts,
  • Le volume de transactions par jour,
  • Le nombre d’utilisateurs,
  • Etc.

Ceci permettra de faire un premier tri dans les logiciels à disposition afin d’en choisir un qui corresponde le mieux possible à votre activité. En optant pour un logiciel approprié, vous gagnerez un temps précieux. En effet, l’intégration sera plus rapide et efficace, car elle ne nécessitera pas de paramétrage complexe pour satisfaire vos exigences.

Les fonctionnalités essentielles

Vous allez choisir votre premier logiciel de caisse et vous vous demandez à quelles fonctionnalités il faudra être attentif ?

Il est évident qu’un logiciel pour CHR est conçu pour calculer l’addition, imprimer la note et faciliter l’encaissement.

Cependant, cela ne suffit pas, vérifiez par exemple qu’il permette également la prise des commandes à table avec une transmission automatique en cuisine ou encore mieux une application digitale qui permette de commander et payer directement via smartphones en toute autonomie sans aucune attente et sans faire la queue, tout comme Miap.

Finies les notes égarées ou les attentes interminables ! Les notes sont traitées par ordre chronologique et votre personnel évite les aller-retours en cuisine.

Un logiciel de caisse a également pour objectif de simplifier la comptabilité, il doit donc être capable de fournir des données comptables en quelques clics.

Un module stock doit aussi être disponible afin de suivre en temps réel la disponibilité d’un ingrédient, d’un plat ou d’une boisson. 

Ainsi, vous êtes averti à temps pour vous réapprovisionner rapidement.

Ne restez pas centrés sur la gestion immédiate, voyez plus loin ! Votre TPV devrait aussi posséder un outil reporting vous tenant informé sur la tendance de votre activité : les plats et les boissons les plus commandés, le montant moyen des additions, les pics de fréquentation, etc. Avec ces précieuses informations, réajustez votre stratégie et améliorez la rentabilité de votre CHR !

Des clients satisfaits, un personnel moins stressé, une comptabilité bien tenue, une gestion parfaite des stocks.

Quel service peut encore vous rendre votre logiciel de caisse ? Collecter les données clients ! Vous pourrez ainsi créer un fichier client en vue de mettre en place un programme de fidélité. Cela toujours dans l’optique de booster votre chiffre d’affaires.

Simple et convivial : allier l’utile à l’agréable

Privilégiez la convivialité ! Votre TPV doit vous plaire, disposer d’une interface intuitive, en bref, il doit être facile et agréable à utiliser. Vous ne perdrez ainsi pas de temps à chaque passage en caisse, ni à chaque nouveau collaborateur. Et si un problème technique survient ? Renseignez-vous sur la disponibilité du service client. Certains prestataires proposent une assistance 24h/24, 7j/7 par mail, chat ou téléphone. Cela pourrait bien éviter des moments de stress à vos collaborateurs !

Misez sur une valeur sûre

Choisir un éditeur de logiciel de caisse reconnu, domicilié en France (RCS ou SIRET vérifiable sur infogreffe.fr), hébergeant ses données de façon sécurisée sur un serveur en France (ou au minimum en EU) et bénéficiant déjà d’un portefeuille de clients restaurateurs important, voilà quelques gages de fiabilité !

Homologation obligatoire

La loi n’oblige pas l’utilisation d’un logiciel de caisse mais l’encourage. Par contre, votre TPV doit obligatoirement être homologué et certifié NF525, c’est-à-dire qu’il doit répondre aux conditions suivantes :

sécurisation, inaltérabilité, conservation, archivage des données. Le but ? Lutter contre la fraude à la TVA. Le non-respect de cette loi conduit à une amende de 7 500 € par logiciel non sécurisé.

Vérifiez donc absolument que votre éditeur possède cette homologation. Il vous incombe de faire la demande du certificat de conformité à votre fournisseur, celui-ci n’étant pas fourni automatiquement avec le logiciel de caisse.  

Des mises à jour par téléchargement automatique en fonction des nouvelles lois (par exemple, une modification du taux de TVA, etc.) seraient un plus appréciable.

Très bien, mais combien ça coûte ?

Évidemment, le prix est également un argument qui entre en ligne de compte dans votre choix. Sa comparaison est une étape essentielle, mais il faut aussi comparer ce qu’il inclut.

Certains éditeurs peuvent afficher un prix qui parait alléchant sans informer des frais annexes.

Tenez compte du coût total de la solution choisie, sur plusieurs années : maintenance, mises à jour, abonnement, coût de la hotline (numéro d’appel surtaxé ou assistance gratuite ?), etc.

Flexible et évolutif

Vous allez investir dans un logiciel et c’est pour du moyen voire long terme. Vous aimeriez un outil à l’image de votre café/restaurant.

Investissez donc dans un logiciel de caisse qui offre un haut degré de personnalisation, permettant par exemple de configurer vos menus, d’intégrer des applications tierces (telles que Miap qui donne la possibilité à vos clients de commander et payer via un code QR) ou encore de produire des rapports spécifiques.

Vous n’êtes pas sans savoir que la technologie évolue très rapidement.

Il est donc essentiel que votre TPV soit évolutif et propose des mises à jour régulières afin de ne pas vous retrouver bras ballants dans 2 ans avec un outil obsolète.

Compatible

Choisir un logiciel c’est aussi s’assurer qu’il fonctionne avec le matériel qui lui sera dédié et qu’il peut collaborer avec vos autres logiciels, si nécessaire. La solution Miap peut être intégrée dans vos logiciels de caisse, notamment celle de Zelty et Micros d’Oracle, qui sont des logiciels fiables et intéressants, pour des raisons différentes. Faisons un petit tour d’horizon de ce qu’offre Zelty par exemple.

Nous présenterons le logiciel Micros d’Oracle dans l’un de nos prochains articles.   

Vous cherchez un système modulable, flexible et évolutif ? Zelty est une solution de caisse complète, ouverte et pensée dès le départ pour s’adapter aux restaurants multi-sites.

Depuis 2014, Marc et Clément-Baptiste et leur équipe à Paris et Lyon développent soigneusement leur système au service des CHR.

Restauration traditionnelle avec service à table, point de vente de restauration rapide, réseau de restaurants franchisés : Zelty s’adapte à votre activité et s’intègre à vos outils existants grâce à ses différents modules et ses APIs.

Que propose Zelty ?

Hormis les fonctionnalités ordinaires d’une caisse enregistreuse, le logiciel est doté d’outils modernes :

• Une caisse complète et ergonomique gérant les volets suivants: plan de salles, commandes, gestion des clients, réservation et bien plus encore.

Par exemple, visualisez en un coup d’œil sur un plan multi-salles entièrement personnalisable, le statut des tables ainsi que les prochaines arrivées.

Un accès rapide aux fonctions les plus importantes, pensé pour vous faire gagner du temps : impression des tickets, transfert de tables, encaissement, etc.

Avec le module de gestion des réservations de Zelty, entièrement intégré au plan de salle, vous allez pouvoir contrôler l’affluence ainsi que la rotation des tables.

Une télécommande intuitive, sur iPhone & Ipod Touch, qui s’utilise vraiment d’une seule main !

• Un écran permettant d’afficher en cuisine les commandes passées en salle : économie de temps et diminution du stress de vos équipes !

• Un outil de fidélisation client vraiment performant : gestion de codes promos, envois de mailing et SMS, outils d’analyse, CRM et plus encore.

• Un contrôle Multi-site permettant de gérer vos restaurants à distance. Pilotage de votre activité en temps réel, où que vous soyez. Les données de vos restaurants en 1 clic !

• Un système de réservation en ligne vous donnant un temps d’avance sur vos concurrents.

À toute heure, vos clients gèrent eux-mêmes leurs réservations depuis votre site ou même directement sur votre page Facebook.

Mais encore ?

La possibilité d’envoyer un ticket dématérialisé à vos clients : leur addition par email, en plus ou en remplacement la version papier. Vos clients souhaitent se partager l’addition ?

Pas de problème, avec Zelty, divisez la note en parts égales ou séparez l’addition en fonction de ce que chacun a consommé.

De plus, vos stocks sont gérés en temps réel. Suivez vos quantités en stock directement sur la caisse ! Aucun risque d’envoyer un plat en rupture.

En outre, Zelty propose de nombreuses intégrations, c’est-à-dire qu’il est possible d’y connecter des applications complémentaires (notamment Miap, Deliveroo, JustEat, etc.) afin de disposer d’une solution personnalisée et adaptée. Zelty est une application disponible sur iOS.

Elle est donc accessible depuis tous vos appareils Apple dotés de l’application.

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